AVIS DE CONFIDENTIALITÉ POUR LES CANDIDATS

AVIS SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES CANDIDATS

Dans le cadre de ses processus de recrutement, Air Canada (« nous », « notre », « nos ») recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels sur les candidats à des postes occupés par des employés, ainsi qu’à des postes occupés par des personnes autres que des employés, tels que des stages, des détachements et des postes d’étudiants (« vous », « votre », « vos »). Le présent avis sur la protection des renseignements personnels des candidats (« Politique ») décrit les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet, ainsi que la manière dont nous les utilisons, les conservons, les protégeons et les divulguons. La Politique décrit également vos droits concernant ces renseignements personnels. Si vous résidez dans l’un des territoires de compétence suivants, veuillez également consulter les addenda à la Politique énumérés ci-dessous, lesquels complètent la présente Politique :

• Pour les résidents de Californie : Addenda à la Politique de la Californie;
• Pour les résidents du Royaume-Uni, de la Suisse et de l’Union européenne : Addenda à la Politique du Royaume-Uni, de la Suisse et de l’Union européenne.

Si vous obtenez un emploi à Air Canada, les renseignements personnels recueillis conformément à la présente Politique seront intégrés à votre dossier d’employé et seront assujettis à notre Politique sur la protection des renseignements personnels des employés et à toute autre politique interne pertinente.

1. Définitions

Dans la présente Politique : 

• On entend par « Renseignements personnels » tout renseignement à votre sujet qui peut être utilisé pour vous identifier. Si une loi sur la protection des renseignements personnels contenant une définition différente des « Renseignements personnels » s’applique à vous, cette définition s’appliquera en lieu et place de la présente définition.
• On entend par « Lois sur la protection des renseignements personnels » toutes les lois applicables en matière de protection des Renseignements personnels.
• On entend par « Renseignements personnels sensibles » les Renseignements personnels de nature sensible, tels que les Renseignements personnels relatifs à l’origine raciale ou ethnique ou les données relatives à la santé ou aux antécédents médicaux. Si une Loi sur la protection des renseignements personnels contenant une définition différente des « Renseignements personnels sensibles » s’applique à vous, cette définition s’appliquera en lieu et place de la présente définition.

2. Quels Renseignements personnels recueillons-nous, et comment?

Nous recueillons les Renseignements personnels suivants à votre sujet :

• Tout Renseignement personnel fourni dans votre demande d’emploi comme votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.
• Tout Renseignement personnel fourni dans votre curriculum vitae (CV) ou sur les réseaux sociaux professionnels (p. ex., LinkedIn), comme les détails relatifs à vos qualifications, vos compétences, vos expériences professionnelles antérieures, vos antécédents professionnels, vos études, vos réalisations scolaires et prix, vos diplômes, vos certifications, vos affiliations professionnelles, les langues que vous maîtrisez , ainsi que les Renseignements personnels contenus dans votre lettre de présentation;
• Tout Renseignement personnel fourni lors des entretiens par téléphone, par vidéo ou en personne. Veuillez noter que si vous utilisez la fonction d’évaluation par vidéo au cours de votre processus de demande d’emploi, nous recueillerons également les métadonnées relatives à votre séance d’évaluation par vidéo (notamment votre adresse IP et les renseignements relatifs à votre appareil);
• Tout Renseignement personnel communiqué par les références que vous nous avez fournies;
• Tout Renseignement personnel que vous décidez de nous communiquer et qui figure dans votre demande d’emploi, comme vos préférences personnelles, vos passe-temps, votre disposition à voyager et à déménager, ainsi que vos préférences sociales;
• Si vous êtes un candidat canadien, les renseignements relatifs à la diversité, à l’équité et à l’inclusion que vous consentez expressément à nous communiquer si la loi l’autorise;
• Les Renseignements personnels relatifs à la sécurité ou à la prévention de la fraude, recueillis conformément à la loi, à votre insu ou non, ou avec ou sans votre consentement;
• Les Renseignements personnels que vous avez fournis à des sites d’emplois ou à des services de recrutement en ligne, comme LinkedIn ou Indeed, qui détiennent votre consentement à ce qu’ils soient communiqués à des clients comme nous;
• Dans le cas de certains postes cruciaux à la sécurité, les renseignements relatifs aux examens médicaux, uniquement pour les postes au Canada et aux États-Unis;
• Les Renseignements personnels figurant dans vos communications et interactions avec Air Canada;
• Les Renseignements personnels à propos de votre salaire antérieur, de votre salaire actuel ou du salaire que vous souhaitez obtenir.

Nous recueillons des Renseignements personnels soit directement auprès de vous, soit par l’entremise de fournisseurs de services de vérification des antécédents, de fournisseurs de services d’évaluation médicale, de réseaux de médias sociaux professionnels (p. ex., LinkedIn), de références que vous fournissez et de fournisseurs de services de recrutement. Nous pouvons recueillir vos Renseignements personnels au sein du groupe d’entreprises d’Air Canada si vous êtes un employé actuel ou un ancien employé de l’une de ces entreprises et que vous décidez de poser votre candidature à un poste chez nous.

3. Pourquoi utilisons-nous vos Renseignements personnels?

Nous recueillons vos Renseignements personnels afin d’établir votre relation de travail avec nous et, en particulier, aux fins suivantes : 

• Vous authentifier, si vous avez un profil avec nous;
• Effectuer des recherches afin de déterminer et d’attirer des profils appropriés pour les candidatures;
• Effectuer une première sélection des candidats, en tenant compte de leurs antécédents professionnels et des résultats de leur candidature, au besoin;
• Évaluer votre aptitude à occuper le poste auquel vous postulez ainsi que vos compétences professionnelles;
• Respecter les obligations et les procédures légales;
• Prévenir les incidents de sécurité ou les fraudes et mener des enquêtes à ce sujet;
• Communiquer avec vous au sujet de possibilités d’emploi (si vous avez choisi de recevoir de telles communications);
• Réaliser des sondages sur notre processus de recrutement; 
• Enregistrer des entretiens vidéo pour évaluer votre aptitude à occuper le poste auquel vous postulez ainsi que vos compétences professionnelles;
• Vérifier vos références.

Dans les limites autorisées par la législation applicable, nous avons conclu des contrats avec des tiers pour vérifier vos antécédents (avant de vous offrir un poste). Nous ne recevrons aucune donnée relative à des infractions pénales. 

En outre, nous utilisons des outils automatisés d’aide à l’emploi pour faciliter le processus de recrutement. Ces outils sont conçus pour améliorer l’efficacité et aider notre équipe des Ressources humaines à prendre des décisions éclairées et à planifier des rencontres avec vous. Cependant, notre utilisation de ces outils comprend toujours une intervention humaine, et toutes les décisions relatives à votre candidature sont prises par des humains.

Veuillez noter que, si des enregistrements vidéo de vos entretiens sont réalisés au cours du processus de demande d’emploi, nous n’utiliserons pas les Renseignements personnels recueillis au moyen de ces enregistrements pour prendre des décisions automatisées concernant votre candidature.

4. Divulgation des Renseignements personnels

Nous pouvons divulguer vos Renseignements personnels :

• Pour évaluer votre candidature, notamment en effectuant des vérifications de vos antécédents et une évaluation médicale (avant de vous offrir un poste), dans les limites autorisées par la loi;
• Lorsque la loi applicable ou les exigences réglementaires le permettent ou l’exigent. En pareil cas, nous nous efforcerons de ne pas divulguer plus de Renseignements personnels que ne l’exigent les circonstances;
• Pour établir et exercer nos droits ou nous défendre contre des réclamations;
• Avec votre consentement, lorsqu’un tel consentement est exigé par la loi.

Nous pouvons divulguer des Renseignements personnels à des tiers aux fins susmentionnées, notamment à certaines parties dans le cadre d’un litige, à des organismes gouvernementaux et autorités chargées de l’application des lois, à des consultants externes (avocats, auditeurs, etc.), à des fournisseurs de services de vérification des antécédents, à des fournisseurs de services d’évaluation médicale et à des fournisseurs de services de recrutement.

5. Protection des renseignements personnels

Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, convenant à la nature sensible des Renseignements personnels, afin de les protéger contre la perte ou le vol, ainsi que la divulgation, la reproduction, l’utilisation, la modification et les accès non autorisés. Nous avons recours à des moyens contractuels et autres afin que vos Renseignements personnels bénéficient de la même protection de la part de nos fournisseurs de services tiers.

6. Les Renseignements personnels peuvent être utilisés, stockés ou consultés à l’extérieur du Canada

Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services pour réaliser certaines activités techniques (p. ex., hébergement de la section Carrières du site Web d’Air Canada). Par conséquent, vos Renseignements personnels peuvent être utilisés, stockés ou consultés dans d’autres pays et peuvent donc être assujettis aux lois de ces pays. Vos Renseignements personnels peuvent être divulgués en réponse à des demandes valides présentées par des autorités gouvernementales, des tribunaux ou des autorités chargées de l’application des lois dans ces pays.

7. Création et conservation de votre profil

Lorsque vous entrez votre adresse électronique et soumettez d’autres Renseignements personnels dans la section Carrières du site Web d’Air Canada, nous créons un profil pour vous aux fins décrites dans la présente Politique. Ce profil sera conservé jusqu’à ce que vous nous informiez que vous ne souhaitez plus que nous communiquions avec vous à cette fin. Nous détruirons ou supprimerons de manière sécurisée tous vos Renseignements personnels lorsque ceux-ci ne seront plus nécessaires, en vertu de la loi.

8. Vos droits

Pour consulter ou corriger les Renseignements personnels figurant dans votre profil, vous pouvez ouvrir une session dans la section Carrière du site Web d’Air Canada. Vous pouvez également demander par écrit l’accès aux autres Renseignements personnels qu’Air Canada possède à votre sujet. Pour ce faire, ou pour demander la suppression de votre profil et de vos Renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Bureau de la vie privée d’Air Canada à l’adresse ci-dessous.

9. Changements apportés à la présente Politique

La dernière mise à jour de la présente Politique date du 16 décembre 2024.

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique à tout moment. Nous vous encourageons à lire la présente Politique au moment de poser votre candidature.

10. Réponses à vos préoccupations

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente Politique, ou si vous souhaitez que nous changions la manière dont nous communiquons avec vous, veuillez communiquer avec le responsable de la Protection de la vie privée :

Courriel :

privacy_vieprivee@aircanada.ca

Adresse :

Responsable principal de la Protection de la vie privée d’Air Canada

Centre Air Canada

ZIP YUL 1276

7373, boul. de la Côte-Vertu Ouest

Saint-Laurent (Québec)  H4Y 1H4

Téléphone : 514 422-6020

Télécopieur : 514 422-2641

ADDENDA À LA POLITIQUE DE LA CALIFORNIE

Le présent addenda à la Politique de la Californie (« Addenda californien ») ne s’applique à vous que si vous êtes un candidat résidant en Californie au regard de la législation californienne. En cas de conflit entre le contenu du présent Addenda californien et celui de la Politique, le contenu du présent Addenda californien prévaudra. La loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (« CCPA ») confère certains droits aux candidats californiens. Sans limiter les autres droits prévus par la Politique et, dans chaque cas, sous réserve des exigences et autorisations de la CCPA, vous disposez, en tant que candidat californien, des droits suivants :

• Le droit de demander que les Renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet soient supprimés;
• Le droit de demander que vos Renseignements personnels erronés soient corrigés;
• Le droit d’accéder aux Renseignements personnels que nous avons recueillis et d’en prendre connaissance, ainsi qu’à certains autres renseignements relatifs à cette collecte;
• Le droit de savoir quels Renseignements personnels sont divulgués, vendus ou communiqués (selon la définition de chacun de ces termes dans la CCPA) à des tiers (ainsi que les catégories auxquelles ces tiers appartiennent);
• Le droit de ne pas faire l’objet de discrimination en raison de l’exercice de vos droits en vertu de la CCPA.

Vous trouverez dans la présente Politique des renseignements sur les points suivants :

• Les catégories de Renseignements personnels que nous collectons auprès de vous et qui, pour éviter toute ambiguïté, comprennent les identifiants, les Renseignements personnels tels que définis dans la sous-section (e) de la section 1798.80 du Code civil californien, les renseignements professionnels et liés à l’emploi et les renseignements relatifs à la formation;
• Les fins auxquelles nous recueillons ces catégories de Renseignements personnels;
• La période pendant laquelle nous conserverons vos Renseignements personnels;
• La manière dont nous divulguons ces Renseignements personnels à des tiers et les catégories de tiers auxquels ils sont divulgués;
• Les sources auprès desquelles nous avons obtenu des Renseignements personnels à votre sujet.

Dans certaines circonstances, nous pouvons recueillir des Renseignements personnels sensibles auprès de vous. Les Renseignements personnels sensibles recueillis sont limités aux renseignements concernant votre santé. 

Vous pouvez soumettre vos demandes au titre de la CCPA par l’entremise des points de contact indiqués à la section Réponses à vos préoccupations de la Politique. Pour que nous puissions donner suite à de telles demandes, il est possible que nous vous demandions de nous fournir des renseignements qui nous permettront de vérifier votre identité, notamment votre adresse électronique ainsi que tout autre renseignement que nous pourrions raisonnablement vous demander à cette fin.

Au cours des 12 derniers mois

• Nous avons divulgué à des tiers, à des fins commerciales, des identifiants, des Renseignements personnels tels que définis dans la sous-section (e) de la section 1798.80 du Code civil californien, des renseignements professionnels et liés à l’emploi, ainsi que des renseignements relatifs à la formation;
• Nous n’avons pas participé à la vente ou à la diffusion (selon la définition de chacun de ces termes dans la CCPA) de Renseignements personnels concernant des candidats californiens et recueillis dans le cadre de la Politique.

ADDENDA À LA POLITIQUE DU ROYAUME-UNI, DE LA SUISSE ET DE L’UNION EUROPÉENNE

Le présent addenda à la Politique du Royaume-Uni, de la Suisse et de l’Union européenne (« Addenda du Royaume-Uni, de la Suisse et de l’Union européenne ») ne s’applique à vous que si vous êtes un candidat résidant au Royaume-Uni, en Suisse ou dans l’Union européenne. En cas de conflit entre le contenu du présent Addenda du Royaume-Uni, de la Suisse et de l’Union européenne et celui de la Politique, le contenu du présent Addenda du Royaume-Uni, de la Suisse et de l’Union européenne prévaudra. 

Vous trouverez dans la présente Politique des renseignements sur les points suivants :

• Les catégories de Renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous;
• Les fins auxquelles nous recueillons ces catégories de Renseignements personnels;
• La prise de décision individuelle automatisée, notamment le profilage;
• La période pendant laquelle nous conserverons vos Renseignements personnels;
• La manière dont nous divulguons ces Renseignements personnels à des tiers et les catégories de tiers auxquels ils sont divulgués;
• Les sources auprès desquelles nous avons obtenu des Renseignements personnels à votre sujet.

Le présent addenda du Royaume-Uni, de la Suisse et de l’Union européenne vient compléter la Politique et vous fournir de plus amples renseignements sur la manière dont nous traitons vos Renseignements personnels, ainsi que sur vos droits. Aux fins du présent Addenda du Royaume-Uni, de la Suisse et de l’Union européenne, les termes « Traiter », « Traitons » et « Traitement » désignent toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des Renseignements personnels, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, le stockage, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, l’harmonisation ou l’association, la restriction, l’effacement ou la destruction. Le Traitement sera effectué sur papier et par des moyens électroniques.

1. Identité et coordonnées

Air Canada est responsable du traitement de vos Renseignements personnels conformément à la loi applicable et, par conséquent, est le contrôleur au sens des lois sur la protection des renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec nous en utilisant les renseignements fournis à la section Réponses à vos préoccupations de la Politique.

2. Fins et fondements juridiques

Pour chaque fin indiquée dans la Politique, nous Traitons vos Renseignements personnels selon le fondement juridique correspondant défini ci-dessous. Le Traitement de vos Renseignements personnels est limité aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous vous informerons si nous décidons de Traiter vos Renseignements personnels à d’autres fins à l’avenir.

Nous transférons vos Renseignements personnels aux destinataires suivants, dans chaque cas pour la fin et le fondement juridique correspondants :

3. Droits de la personne concernée

1. Vos droits

Vos droits sont les suivants :

• Accéder à vos Renseignements personnels et à certaines autres informations complémentaires (droit d’accès);
• Rectifier tout Renseignement personnel erroné vous concernant (droit de rectification);
• Supprimer des Renseignements personnels vous concernant (droit à la suppression);
• Restreindre le Traitement de vos Renseignements personnels (droit à la restriction du Traitement);
• Recevoir les Renseignements personnels que vous nous avez fournis, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou transmission de ces Renseignements personnels à une tierce partie (droit à la portabilité des données);
• Vous opposer à tout moment, en raison du caractère particulier de votre situation, au Traitement de vos Renseignements personnels pour des raisons liées à nos intérêts légitimes. Nous cesserons de Traiter vos Renseignements personnels à moins que nous ne démontrions des motifs légitimes impérieux pour le Traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou pour l’établissement et l’exercice de nos droits, ou la défense contre des réclamations légales (droit d’opposition);
• Dans le cas d’un Traitement fondé sur le consentement, retirer votre consentement (droit de retirer le consentement). Ce retrait n’affecte pas la légalité du Traitement déjà effectué avec votre consentement.

Vous pouvez exercer vos droits en utilisant l’adresse fournie à la section Réponses à vos préoccupations de la Politique.

2. Droit de déposer une plainte

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité en matière de protection des renseignements personnels de votre pays.

3. Renseignements personnels Traités lorsque vous exercez vos droits

Pour que nous puissions donner suite à votre demande, il est possible que nous vous demandions de nous fournir des renseignements qui nous permettront de vérifier votre identité, notamment votre adresse électronique ainsi que tout autre renseignement que nous pourrions raisonnablement vous demander à cette fin.

Nous Traitons les Renseignements personnels que vous pouvez fournir en exerçant les droits énoncés ci-dessus, non seulement pour répondre à votre demande, mais aussi pour démontrer notre conformité et défendre notre position juridique.

Les Renseignements personnels seront conservés conformément à la durée requise ou permise par la loi applicable.

Ce Traitement est nécessaire pour respecter notre obligation légale de répondre à vos demandes. Le Traitement visant à défendre notre position juridique est fondé sur nos intérêts légitimes.

4. Catégories spéciales de Renseignements personnels

Nous pourrions également Traiter des Renseignements personnels sensibles. Le seul Renseignement personnel sensible que nous pourrions Traiter est l’adhésion à un syndicat. Le fondement juridique de ce Traitement est l’exécution du contrat de travail.

5. Communication de Renseignements personnels et transferts internationaux

1. Destinataires de vos Renseignements personnels

1. Accès interne

L’accès interne à vos Renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions. 

2. Tiers

Nous transférons vos Renseignements personnels aux destinataires énumérés dans la section 2 du présent Addenda du Royaume-Uni, de la Suisse et de l’Union européenne, dans chaque cas pour la finalité et le fondement juridique correspondants.

2. Transferts vers des pays tiers

En général, vos Renseignements personnels sont Traités au Canada, en dehors de l’Espace économique européen.

La Commission européenne et d’autres autorités compétentes considèrent que le Traitement de vos Renseignements personnels au Canada est adéquatement protégé. Pour les transferts ultérieurs à des destinataires situés dans des pays n’ayant pas fait l’objet d’une décision concernant le caractère adéquat du niveau de protection de la part des autorités compétentes, nous :

• Utilisons des clauses contractuelles types approuvées avec des mesures supplémentaires si nécessaire pour garantir que vos Renseignements personnels bénéficient essentiellement de la même protection qu’au sein de l’Union européenne; ou
• Nous nous appuyons sur une exception spécifique prévue par les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, qui nous permettrait de transférer vos Renseignements personnels à des destinataires situés dans des pays qui n’ont pas fait l’objet d’une décision concernant le caractère adéquat du niveau de protection de la part des autorités compétentes, notamment lorsque le transfert est nécessaire à l’établissement et l’exercice de nos droits, ou la défense contre des réclamations légales.

Vous pouvez demander de plus amples renseignements sur les garanties que nous avons mises en œuvre, y compris, le cas échéant, une copie des clauses contractuelles types, en nous écrivant à l’adresse électronique indiquée à la section Réponses à vos préoccupations de la Politique.

6. Conservation

Nous supprimons ou rendons anonymes vos Renseignements personnels dès qu’ils ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis ou Traités, conformément au présent Addenda du Royaume-Uni, de la Suisse et de l’Union européenne et à la Politique.

Vos Renseignements personnels seront conservés pendant une période plus longue uniquement dans la mesure où la loi l’exige, y compris, mais sans s’y limiter, aux fins de l’établissement et de l’exercice de nos droits, ou de la défense contre des réclamations légales. Cette conservation est fondée sur notre intérêt légitime, la nécessité de documenter correctement nos activités commerciales et de maintenir notre position juridique.

La loi peut nous obliger à conserver vos Renseignements personnels pendant certaines périodes. Dans de tels cas, le Traitement de vos Renseignements personnels est nécessaire pour respecter nos obligations légales et nos intérêts légitimes, notamment, notre capacité à établir et à exercer nos droits, ou à nous défendre contre des réclamations légales.